Как сделать презентацию лучше и получить хороший результат

Я повидал много презентаций. Люди обычно хотят собрать деньги и/или убедить меня в чем-то. И многие из этих презентаций не настолько успешны, насколько они могли бы быть.

Мнения

10 марта 2011

Понимание типов личности

Одно из преимуществ работы на большую компанию (Accenture) заключалось в том, что нас обучали таким вещам, как лидерство, креативность, умению проводить презентации и разрабатывать стратегии и т.д. Большинство из того, о чем они говорили, было полной ерундой. Но некоторые советы были полезны, и они оказали на меня большое влияние. Я научился лучше распознавать типы личности. Не так, как это делала Майерс Бригг – нам это известно (согласно ее определению я интуитивно-логический экстраверт ENTP), а на практике – как люди реагируют и отвечают на встречах.

Нас однажды обучал специалист, и он предложил плоскость из 4ех квадрантов, которую вы видите выше. Мне кажется, что автор этой техники Питер Урс, но я не уверен на 100%. Идея заключалась в том, что на встрече вам нужно быстро раскусить тип личности, перед которым вы устраиваете презентацию. Это оказалось самым ценным уроком для меня, какой я вообще когда-либо извлекал.

Сначала нужно определить тип человека: является ли он экстравертом или интровертом, который отчетливо отделяет говорящего от слушающего.
Это действительно важно, потому что экстраверты любят, чтобы им сначала давали ответы. Вы когда-нибудь были на совещании с исполнительным директором, который был бы неимоверно краток, требовал от вас немедленного ответа и ощущал непрерывное беспокойство по мере того, как вы говорили? Соедините ведущего с человеком, у которого каждая минута на счету, и вы получите результат, который выражен в его типе личности.

Если вам придется общаться с экстравертами, я бы порекомендовал пользоваться общими положениями на слайдах, которые четко излагают суть и сводят нетерпеливость слушающего к нулю. Не стоит тратить много времени на слайд-шоу. Быстро переходите к самому важному. По опыту могу сказать, что экстраверты могут быть действительно раздражены, если вы долго рассуждаете и тянете с выводами.

Я указываю вам на это еще и потому, что многие председатели и директора (читаем: те, кто решают вашу участь) в компаниях экстраверты и чем скорее вы поймете, как проводить для них презентацию, в каком виде подавать им материал, тем эффективнее будет ваша деятельность.

Экспрессивные

Позвольте мне воспользоваться примером, чтобы вы смогли забраться в голову того, кого можно определить к этому типу личности.

Если бы я мог провести с вами час, я бы хотел потратить как можно больше времени на обсуждение, поэтому я хочу прокрутить слайды быстро. По-настоящему быстро. Как и у многих из этого квадранта, я немного гиперактивен. Это не шутка, а реальность. У многих похожие симптомы. Люди с гиперактивностью легко отвлекаются, если вы не будете стараться удерживать их внимание. Если вы будете мешкать, мой мозг переключится на что-то другое. Я этого не хочу. Это он хочет. У мужчин такое случается в 3 раза чаще, чем у женщин.

Я также достаточно умен, как и большинство руководителей. Поэтому мы отбираем факты достаточно быстро. Как только я понял суть, я хочу, чтобы мысль шла дальше. Именно так начинается раздражение. Если вы жуете одно и то же, меня это начинает бесить. Я не хочу, чтобы это было так, но я нетерпелив. Я все понял, и вам нужно продолжать. Я могу вынести 2-3 слайда или 5-7 минут, а потом внимание рассеивается. Именно так работает мозг у гиперактивных людей.

Сначала я пробую вести себя вежливо. Я говорю что-то типа: «Я достаточно знаю этот рынок, поэтому сами выбирайте темп. Можете значительно его снизить. Когда я на групповой встрече с коллегами, я не всегда могу быть энергичным, поэтому мой мозг сходит с ума. Он как будто говорит: «Ты слишком медлителен. Ты нам это уже говорил. У тебя 20 слайдов, а ты еще на третьем. Не понимаю, что ты делаешь, и мы блуждаем в дебрях. Да, я понимаю, что рынок большой. Приятель, мне все ясно. Мы не глупые, а ты разговариваешь с нами, как с второклассниками. У меня столько работы, и это меня убивает. Аааа, помогите!»

Я знаю, что некоторые читатели качают головой и думают, что я, наверное, сумасшедший и все это себе придумываю. Но в реальности многие экстраверты думают так же, когда высиживают на долгих и утомительных заседаниях. И надеюсь, вы бы предпочли об этом знать.

Мы слишком чувствительно реагируем на то, что скажут руководители высшего звена. То, что я озвучиваю вслух, обычно фильтруется: «Это отлично! Можно сделать предложение? Можно по-быстрому пробежаться по вашей презентации, чтобы сэкономить время на демонстрацию продукта и вопросы в конце презентации?»

В 50% случаев презентация заканчивается провалом. Говорящий несет ответственность за все. Он репетировал свою речь, знает как себя вести, но не способен направить ситуацию в нужно русло. Терпеть не могу, когда такое случается. Обычно я даю совет ускорить темп и пробовать дальше, а не бросать дело незавершенным.

Полагаю, что 25% руководителей экспрессивны. Как и большинство предпринимателей. Мы оптимисты. Мы, экспрессивные люди, энтузиасты своего дела. Мы хотим говорить, и хотим быть услышанными. Мы хотим дискутировать. Мы заботимся о вас, и нам не наплевать, что вы думаете о нас. Поэтому мы стараемся изо всех сил быть терпеливыми и вежливыми. Но когда мы быстро не получаем ответ на вопрос, мы не можем сидеть сложа руки. Нам надо ГОВОРИТЬ! Это то, что делают все экспрессивные натуры.

Ведущие

Если вы устраиваете презентацию для «ведущего», он будет еще менее вежлив, чем экспрессивный тип личности из-за желания получить ответ на вопрос как можно скорее. Драйверы больше ориентированы на цель, они доминируют, и коэффициент сопереживания у них на низком уровне. Они буквально не чувствуют того, что вы испытываете, и их не волнуют ваши эмоции – они просто хотят получить чертов ответ и, ни грамма не стесняясь, они сообщают вам об этом. Им наплевать, нравятся они вам или нет – они не ищут вашего одобрения. Бьюсь об заклад, 50% президентов компаний – ведущие. Я просто знаю, что это так.

Некоторые ведущие задиры. Мы называем их так, потому что они расположились на схеме в верхней части квадранта. Они будут задавать вам сложные вопросы, не будучи при этом вежливыми. Имейте в виду, что эти забияки больше уважают тех, кто им противостоит. Трусишек они не любят. Они могут этого не осознавать, но они частенько проверяют вас, поэтому если ведущий начинает ругать ваш продукт или рынок (это даже в порядке вещей, поэтому стоит ожидать нечто подобное), можете смело стоять за себя.
Сначала убедитесь, что вы понимаете суть критики. Потом скажите вежливо: «Возможно, вы правы на этот счет, я просто иначе на это смотрю...» Стойте на своем, если, конечно, вы осознаете, что вы правы, и у вас нет сомнений на этот счет.

Аналитики

Вот и интроверты. Они составляют 25% руководителей и исполнительных директоров. Я собираюсь сосредоточиться на квадранте «аналитики», потому что если руководитель интроверт, то, вероятнее всего, он аналитик, а не просто «дружелюбный». По опыту могу сказать, что дружелюбные люди обычно входят в число рядовых служащих. Они реже делают карьеру.
Аналитики являются прямой противоположностью ведущим и экспрессивным типам личностей. Им интересно, как вы пришли к такому решению. Их интересует процесс. Им нужны основания, на которых держится структура. Они редко показывают эмоции, либо вообще не делают это. Вы думаете: «Черт! Не могу раскусить этого парня. Нравлюсь ли я ему? О чем он думает? Наверное, он меня ненавидит. Он не выглядит заинтересованным. Нет никаких эмоций, никакого отклика».

Это все потому, что он аналитик. Он несет ответственность за ситуацию. Эмоции не влияют на его решения, у него нет необходимости наладить с вами отношения, чтобы узнать, нравитесь ли вы ему. Он позволит вам говорить долго, не останавливаясь. Возможно, он думает: «Какая умная мысль!» или наоборот – «Этот парень мерзкий», только вы никогда об этом не узнаете. Он просто отрицательно покачает головой в конце совещания и все.

Аналитикам не нужен ответ сразу же, их интересует процесс, дедукция. Они хотят знать цифры, факты, персоналии, анализ, доказательства – беспристрастные выводы. Они ненавидят, когда их пытаются в чем-то убедить пустые балагуры.

Знайте свою аудиторию заранее 

Итак, я описал три типа людей, но как же узнать, кто есть кто и кто будет слушать ваше выступление? Если это для вас так важно, разузнайте эту информацию заранее. Если на встрече будет руководитель компании, очевидно, самым разумным шагом будет найти его портфолио. Или вы можете просто навести справки у других предпринимателей, которые уже устраивали презентацию для этого человека, но не получили одобрение. (А это относится к большей части компаний.)
Люди, которые хотят получить положительные результаты, готовятся заранее. Другие просто надеются на удачу.

Если предмет встречи имеет отношение к продажам, развитию бизнеса или любой другой темы, можно воспользоваться LinkedIn, Facebook и Twitter, чтобы больше разузнать об этом человеке. Если эта встреча важна для вас, тогда потрудитесь, чтобы все прошло гладко.

Вам придется приспосабливаться к изменяющимся обстоятельствам налету. Возможно, вы будете устраивать презентацию для группы людей и поэтому трудно сбалансировать коэффициент экстравертов и интровертов. В этом случае я предлагаю вам версию «общие положения», но не стоит глубоко рыть в поисках ответа до тех пор, пока вы не предоставите слайды с деталями.

Знайте, каким временем вы располагаете 

Нужно заранее знать, какое время вам было выделено для презентации. Абсолютно нормально спросить об этом у помощника, который организовывает встречу. Имеет ли группа обыкновение вовремя начинать заседание, и как обычно заканчиваются встречи? Наведите справки об организации встреч и их характере у тех, кто выступал уже подобным образом перед этими же людьми.

Золотое правило выступающего: быть в полной готовности, и иметь 20 минут для презентации. НЕ ПРЕВЫШАЙТЕ этот лимит на практике. По опыту знаю, что 2/3 совещаний начинаются с опозданием, а многие заканчиваются рано. Поэтому, когда выделяют час, его могут сократить до получаса или даже меньше. Запланировано по плану полчаса? Забудьте об этом. Планируйте 20 минут максимум на выступление.

Спросите у организатора встречи перед тем, как начнете выступать, сколько времени имеется в вашем распоряжении. Если им нужно уйти раньше, вам следует быть в курсе этого. Если они говорят, что у вас есть 20 минут, а потом задерживаются на 40, это значит, что вы все делаете верно.

Выберите ритм

Я уже высказался на этот счет. Выберите гиперактивный подход. Двигайтесь быстро. Если слушатели пожелают, чтобы вы не торопились, они всегда об этом сообщат. Если вы выступаете перед вице-председателем, можете показать данные рынка, но делайте это быстро, без задержек. Уверяю, что слайды они уже видели, и неважно, какой сегмент рынка вы представляете (если, конечно, вы не представляете абсолютно новый продукт для руководителя).

Идеальная встреча проходит быстро, демонстрируя продукт, и еще остается много времени для обсуждения. Проходит ли оно между слайдами или в конце презентации зависит от того, для кого вы устраиваете презентацию, и от динамики группы.

Организуйте диалог

Все зависит от вас, станет ли ваша презентация односторонней или она превратится в дискуссию. Дискуссия всегда является самым лучшим вариантом презентации. Самый лучший способ это устроить – это задать вопрос по теме. Постарайтесь их расшевелить. Если вы приложите усилия, но они не воспользуются этой возможностью, можете сделать вывод, что они вряд ли принадлежат к аналитикам, и вам нужно установить хорошие взаимоотношения перед тем, как они захотят вести беседу.
Экспрессивный тип личности отдаст все на свете за возможность пообщаться. Интроверты пойдут на это, только если вы предоставите им достаточно значимой информации и сделаете выводы в вашем выступлении.

Запомните также, что диалог – это двусторонняя дискуссия, даже когда вы ведете его с экспрессивным типом личности. Что это значит? Не нужно позволять им говорить все время, даже если они постараются это сделать. Перебивать, конечно, не нужно, но необходимо вовремя найти паузу в их речи, чтобы быстро изложить свои факты, потому что экспрессивный тип слушателей, в частности, снова захочет говорить. Только если упустить момент и позволить им говорить постоянно, они выговорятся и уйдут довольные. Вероятно, вы им понравитесь, что вовсе не означает их готовность инвестировать средства в вашу компанию или покупать предлагаемый вами товар.

Контролируйте слушателей

Если в группе меняется динамика, а группа состоит из более, чем пяти человек, в ней будут представители разных типов людей. Тем не менее, ответственность за контролем динамики группы лежит на вас. Вам нужно знать всех до встречи и отрепетировать речь. Вам нужен наставник, а также тот, кто будет контролировать темп (не бойтесь просить у помощи у группы, которая слушает вас, но вам нужно установить контакт, прежде чем вы обратитесь к ним с просьбой).

Нужно оставить время на вопросы от скептиков и коммерсантов, которые хотят получить дополнительные детали. Пообещайте ответить на вопросы в конце речи. Нужно записать ключевые вопросы. Потом я опишу все эти вещи более подробно в другой статье.

Доводите дело до конца 

Звучит просто. Вы бы удивились, если бы узнали, как много людей проводят презентации, а потом просто не доводят дело до конца. Такое поведение я наблюдал и в продажах и в вопросах развития бизнеса. Это меня удивило. Один из самых лучших способов увеличить коэффициент успешных сделок в бизнесе это доводить дело до конца.