Не тратьте время напрасно: 7 советов по повышению продуктивности

Предпринимательница, коуч и лектор Ванесса Лодер осознала, что на самом деле наибольшим препятствием к достижению успешности является разрыв между кажущейся и реальной продуктивностью.

Мнения

11 августа 2014

Люди часто считают себя продуктивными, а фактически ни на йоту не продвигаются в том, что является наиболее важным. Даже наоборот, многие из нас предпочитают решать наиболее легкие задачи и «получить признание» за них, ощущая свою эффективность. Некоторые называют это отложенной продуктивностью: откладывание действительно важных задач в пользу не таких стрессовых, раздражающих или требующих усилий.

И все же, все высокопродуктивные люди имеют общий набор привычек. И если вы хотите работать меньше, а зарабатывать больше, с ними стоит ознакомиться.

Расставляйте приоритеты

Будьте безжалостны к себе, когда расставляете приоритеты. Накануне вечером составьте список задач и задайте себе следующий вопрос: «Какая из этих задач является наиболее важной для завтрашнего дня?». Это будет №1 в вашем списке задач. Если вы выполните этот пункт – день удался. Делайте это каждый вечер, когда планируете следующий день, и вы будете поражены результатами.

Будьте избирательными

Ограничьте свой список задач максимум тремя пунктами. Это те задачи, которые больше всего должны развивать ваш бизнес. Это ваш список задач. Это все. Не добавляйте больше ничего. Многие люди составляют длинные списки задач, которые они просто не в состоянии выполнить в течение одного дня, что истощает их эмоционально и физически. Высокопродуктивные люди знают на чем нужно сосредоточиться.

Сформируйте свою «свалку информации»

Когда вы будете обдумывать всякие не очень срочные задачи, найдите 10-15 минут записать все, что вам нужно будет сделать когда-то. Это не ваш список задач. Это ваша «информационная свалка» с целью освободить мозг. Каждую неделю просматривайте это список, может там есть что-то достойное внесения в список задач, если нет – пусть лежит дальше.

Ограничьте время на электронную почту

Проверяйте почту не более трех раз в день. По данным одного исследования средний работник тратит 13 часов в неделю или около 28% своей рабочей недели на почту! Более того, после просматривания почты, ему требуется до 23 минут, чтобы снова сконцентрировать внимание на основной работе.

А это означает, что чтение одного письма может откинуть вас на целых 30 минут! Почта – главный пожиратель времени. Если вы будете проверять почту только в заранее определенные временные промежутки, то сможете оптимизировать свои силы, оставаться сосредоточенным и выполнить наиболее важные задачи (№1 и №2 из списка).

Один из вариантов, предложенный людьми с высокой продуктивностью – загружать почту вручную. Почта, поступление которой контролируют, становится инструментом коммуникации, а не причиной отвлечения внимания.

Не работайте одновременно над несколькими задачами

Научно доказано, что многозадачность неэффективна. В современном высоко технологическом мире нам сложно сконцентрироваться и мы стараемся заниматься одновременно сразу многими вещами.

Вы впустую тратите силы на несколько задач и ничего не успеваете? У вас рассеянное внимание? Попытайтесь заняться только одной проблемой в конкретный промежуток времени. Вам может помочь так называемый Час Производительности.

Час Производительности состоит из двадцатиминутных интервалов работы только над одной проблемой. Изолируйте все раздражители. Выключите звук телефона, отключите уведомления почты или закройте ноутбук вообще, а затем двадцать минут занимайтесь решением только одной наиболее важной задачи.

По окончании этого двадцатиминутного интервала отдохните две минуты. Потянитесь, подвигайтесь, сделайте дыхательную гимнастику. Затем поработайте еще двадцать минут. Через три таких двадцатиминутных интервала отдохните 10-15 минут. Это и будет час производительности (точнее всего 85 минут).

Если вы выполните задачу №1 в течение этого часа, переходите к заданию №2 и №3. Смысл в концентрации только на одной задаче, без раздражителей.

Найдите тихое место

Было бы неплохо выработать привычку работать в определенном месте, где вас никто не сможет прервать. Вы можете выйти из офиса и пойти в ближайшее кафе или часок поработать в конференц-зале. Найдите тихое место, где вам не помешают и сконцентрируйтесь на выполнении вашей наиболее важной задачи дня.

Начинайте свой день энергично

Займитесь наиболее важной задачей с самого утра, раньше всех других дел, особенно перед чтением почты. Это даст вам ощущение завершенности и придаст энергию, которая будет подпитывать вас весь оставшийся день. Мы все стараемся отлынивать от наиболее серьезных проектов и из-за этого часто застреваем в своем движении. Успешные люди решают наиболее важное как можно раньше, утром, на свежую голову.

Если вы будете следовать этим семи пунктам всего только одну неделю, то заметите, что успеете сделать больше за меньшее время. И тут возникает еще один вопрос – что вы намерены делать со всем этим освободившимся временем? Многие люди совершают ужасную ошибку, напрасно расходуя время на непродуктивные задачи, такие как проверка почты без необходимости и чтение Facebook.

Я предлагаю инвестировать это время в то, что доставит вам удовольствие. Если вы позволите себе быть продуктивными, а потом отпраздновать свои результаты, вы получите ключ к Легкому Достижению успеха.