Ложное чувство безотлагательности вредит вашему бизнесу

Существование ложного чувства безотлагательности может мешать тратить нашу энергию на нужные вещи в нужное время. Чувство безотлагательности часто неуместно и работает против нас. Итак, что наиболее целесообразно для вашего бизнеса?

eCommerce

22 марта 2011

Дама в группе Нация Малого Бизнеса на LinkedIn начала обсуждение стратегий тайм-менеджемента.  Она сказала, что с утра в первую очередь открывает свою электронную почту. Я отмечала, что одна из стратегий тайм-менеджмента состоит в том, чтобы проверять электронную почту только дважды в день. Я заметила, что могу сделать намного больше, если решаю важные задачи до того, как открою свою почту или проверю телефон.

Да, ответы были интересны. Несколько комментаторов сказали о том, как важно часто проверять почту. Они должны быстро реагировать на клиентов; они должны быть уверены, что узнают как можно быстрее о том, что кому-то, возможно, что-то понадобилось. Это заставило меня задуматься. Имеет ли смысл такая безотлагательность?

Когда я продавала комплектующие к принтерам, я работала на большую компанию, у них был замечательный продукт и исключительное обслуживание клиентов. Один из принципов заключался в том, чтобы обеспечивать срочную доставку картриджей для принтеров, если клиент позвонил и сообщил, что у него закончился тонер. Из-за этого принципа, практически любой сотрудник мог отправиться в поездку по всему городу в любой момент времени, чтобы немедленно доставить заказ клиенту. Это отвлекало людей от их обязанностей, требовало дополнительных затрат на проезд и точно не было наиболее эффективным использованием времени.

Однажды сотрудник сервиса поддержки добавила один вопрос к обычной процедуре, который изменил «срочный» заказ навсегда. Вопрос «Завтра подойдет или вам нужно быстрее?» Вы знаете, что произошло? Она обнаружила, что большинство людей могут подождать до следующего дня с доставкой своего картриджа. Это означало, что компания могла перейти на регулярный график доставки. Теперь компания не заставляла сотрудников ездить по городу весь день; теперь они работали более эффективно. Та безотлагательность, которую ощущала компания, была обманчива. Они сами взяли на себя такую обязанность. Это были не клиенты, это были они сами.

Существование ложного чувства безотлагательности может мешать тратить нашу энергию на нужные вещи в нужное время. Чувство безотлагательности часто неуместно и работает против нас. Итак, что наиболее целесообразно для вашего бизнеса?

Вы можете работать в отрасли, которая требует, чтобы у вас был постоянный доступ к телефону и электронной почте. С другой стороны, вам может просто казаться, что вам нужен подобный доступ. Задайте себе такие вопросы:

Где мое время тратится лучше всего?

Как часто я получаю срочную почту или сообщения?

Что произойдет, если я начну свой день со списка текущих дел вместо того, чтобы проверять почту или телефон?

Давайте разберем их пункт за пунктом:

Где мое время тратится лучше всего?

Это первый вопрос, который вы должны себе задать. Я утверждаю, что в этом корень проблем. Когда вы определяетесь, где ваше время тратится лучше всего, вы заодно узнаете, куда не стоит тратить свое время. В этом есть дополнительная выгода: расстановка приоритетов для вашего времени. Когда мы думаем, что проверка почты и голосовых сообщений – самое важное из того, что мы делаем, мы решаем, что это то, куда лучше всего потратить свое время.

Как часто я получаю срочную почту или смс-сообщения?

Это ваша возможность посмотреть правде в глаза. Нас легко убедить, что есть безотлагательная необходимость в общении с нами. Иногда мы даже чувствуем себя неловко, когда находимся вне досягаемости. Вы когда-нибудь где-нибудь были без мобильной связи? Помните, как себя чувствовали? Истинный вопрос в том, настоящая это неловкость или самовнушение?

Получение быстрой порции реальности поможет вам определить, как вы должны поступать со своей электронной и голосовой почтой. Если вы на самом деле не получаете важные коммюнике, вы будете ощущать себя лучше, если не откроете почту до тех пор, пока не выполните какие-то основные задачи.

Что произойдет, если я начну свой день со списка текущих дел вместо того, чтобы проверять почту или телефон?

Ах, вот где земля не дает взмыть в небо. Вы можете представить, на что был бы похож день, если бы вы не открывали вашу почту или не проверяли ваш телефон до 10-30 или позже? Ваша производительность была бы выше или ниже? Вы бы пропустили что-то важное? Вы бы удовлетворили потребности клиента более или менее эффективным образом?  

Я уверена, что, когда мы сами проговариваем эти вопросы, мы можем честно и объективно оценить ситуацию. Этот процесс может помочь нам принимать более эффективные решения для нашего бизнеса. Когда что-то входит у нас в привычку и выстраивается система убеждений вокруг этого, привычка превращается для нас в проблему. Если вы ищете ответ на вопрос «Какую тактику тайм-менеджмента мог бы я применить?», вы уже знаете, что не достигаете того, чего могли бы. Чтобы определить, какую тактику тайм-менеджмента использовать, в первую очередь вы должны знать, какова ваша манера поведения и основана ли она на ложном чувстве безотлагательности.