Горящие сроки проектов. Как потушить?

Об упущениях, которые нельзя допускать и о быстрых решениях, которые следует использовать по максимуму.

Реклама и маркетинг статьи

10 мая 2012

Рада представиться, зовут меня Евгения Савина (в сети — Zhenia Savina). Я являюсь директором молодого и успешного агентства PR и коммуникаций «Априка» в Минске. Мы гордимся каждым своим проектом и любим всех наших преданных клиентов. Благодаря динамичности, которая бесконечно присутствует в «Априке», мы постоянно находим новые решения, придумываем и создаем новые проекты, а также активно совершенствуем уже имеющиеся профессиональные навыки.

Несмотря на слаженность в действиях, отличную рабочую команду, четко прописанные медиапланы и расписанные тайминги, все сталкиваются с казусными ситуациями при реализации каких-либо проектов или мероприятий. Подобный казус не обошел и наше агентство.

Поэтому в этой статье я хочу поведать, скорее, об упущениях, которые нельзя допускать и о быстрых решениях, которые следует использовать по максимуму. Я не буду давать никакой конкретики в силу того, что посвящу целую статью данному мероприятию, но позже. Сейчас же я попытаюсь описать те моменты, которые случились на начальном этапе нашей работы над проектом Х, но повергли в недоумение всю команду и ввели в ступор даже меня на н-ное количество драгоценного времени.

Не просто так я дала титул статье «Когда все горит». Проект Х у нас действительно горел. Мы слишком долго раскачивались, вместо того, чтобы начинать действовать.

Коммуникации с нашей стороны должны были осуществляться еще с тремя сегментами. У нас были готовые коммерческие предложения с указанными уже установленными сроками проведения мероприятия, которые мы активно разослали по клиентской базе — первому сегменту.

Важное упущение было в том, что мы действительно в предложениях прописали конкретные дни, когда с двумя другими сегментами мы имели лишь предварительные договоренности, но именно от них зависел весь исход задуманного.

Достаточное количество клиентов, которые получили предложения, откликнулись и были рады принять участие в проекте Х. Мы дали техническое задание на исполнение третьему сегменту нашего состава, который тут же приступил к работе.

Тут случилось предсказуемое. При более детальной договоренности со средним сегментом, даты проведения мероприятия значительно сдвинулись. Встал вопрос «Как сообщить об этом уже согласившимся клиентам и подрядчикам?»

С множеством извинительных слов мы рассказали о календарных изменениях клиентам, но без потерь не обошлось. Моментально у нас отсеялось процентов сорок наших потенциальных участников. По разным причинам: какая-то компания просто не могла подстроиться под новые даты, у какой-то были намечены свои мероприятия на это время, но самая ужасная причина была — это то, что мы дали повод усомниться в нашей стабильной работе.

Далее, как и следовало ожидать, мы потеряли часть профессиональных и нужных подрядчиков, которые к тому моменту уже сделали некоторый фронт работы для покинувших нас клиентов (как оказалось — напрасной работы).

Мы действительно зажглись. Зажглись так, что сами себя парализовали. Мы горели по кругу и не знали, что делать. У нас осталась часть клиентов, равно как и осталась часть подрядчиков. Даты проведения на стороне второго сегмента установлены новые и утверждены заново. Но как теперь к этим датам успеть найти недостающих для успешной реализации клиентов и подрядчиков?

У меня моментально сложилось ощущение полного провала. Вот он — epic fail.

После двухдневного ступора и мыслей о закрытии проекта мы все-таки продолжили бороться. Пока обдумывали о завершении так и не начавшейся отличной PR-кампании для ряда клиентов, мы вновь потеряли время, но составили список ошибок, которых впредь не допускаем.

Во-первых, никогда не устанавливайте в деловых предложениях конкретные сроки проведения мероприятия, если нет четких договоренностей со всеми сторонами.

Во-вторых, с самого начала предупредите подрядчиков, что, возможно, придется потерпеть поражение на некоторый фронт работы, ибо все мы — люди и нам свойственно менять даже самые важные решения.

В-третьих, подготовьте запасные варианты сторонних работников — своеобразные спасательные круги, которые придут на помощь, если случится то, что случилось у нас.

В-четвертых, не тратьте время на трагические моменты и не ходите по кругу. Не стоит два дня сидеть и страдать, потому что все пошло не по плану. За это время просто напишите новый план и быстро действуйте по нему.

В-пятых, научитесь правильно преподносить информацию. Не говорите клиентам о том, что сроки проведения проекта Х поменялись из-за какой-то стороны. Расскажите им лучше, почему новые сроки более оптимальны именно для них и какие есть преимущества. Забросайте увлекательными повествованиями, которые должны быть направлены на отражение выгоды, полученной клиентами в итоге изменения сроков.

И в-шестых, горите только потому, что ваши глаза должны быть наполнены огнем из-за интересного и профессионального PR-проекта, а не потому что вы что-то не успеваете. Ведь ваши проблемы не волнуют никого, кроме вас самих.

В завершении скажу, что данная PR-кампания завершилась очень удачно и с отличным откликом, но подробнее — в следующих публикациях.