Как уследить за всеми и всем: семь удобных таск-менеджеров для командной работы

 Наталья Куликова отобрала те сервисы, которые ориентированы на совместную работу, а опытные предприниматели и руководители проектов прокомментировали, почему работают именно с этими таск-менеджерами.

Мнения

8 сентября 2016

Онлайн-сервисы для постановки, обсуждения и отслеживания задач появляются и исчезают со скоростью звука. В рамках подготовки курса «Менеджер интернет-проекта» Наталья Куликова отобрала те из них, которые ориентированы на совместную работу, а опытные предприниматели и руководители проектов рассказали ей, почему работают именно с этими таск-менеджерами.

Trello

Система построена по японскому принципу управления «канбан», который предполагает последовательный контроль над этапами производства.

Как работает?

Первичная систематизация происходит с помощью досок — это разные проекты или процессы в компании. Каждая доска состоит из списков — вертикальных колонок, расположенных слева направо и отражающих этапы производства от идеи до реализации.

В списки добавляются карточки с отдельными задачами. К карточкам можно добавлять описания, комментарии, файлы; присваивать им цветовые теги; отмечать ответственных и дедлайны, а также создавать чеклисты для понимания подзадач, которые необходимо выполнить в рамках общей задачи.

Как только задача прошла текущий уровень реализации, карточка переносится в следующий список — и так до тех пор, пока не попадет в самую правую колонку, обозначающую финальный этап работы.

В меню доступно включение/отключение показа календаря, возможности голосования за отдельные карточки и визуального старения неактивных заданий.

Сколько стоит?

Сервис условно бесплатен — основной функционал позволяет работать почти без ограничений. За $5 в месяц можно кастомизировать оформление и загружать более тяжёлые файлы, а за $25 — получить гибкое разграничение прав доступа, интеграцию с GoogleApps и возможность выгрузки данных из аккаунта.

Мобильные приложения: iOS, Android, Windows 8, Windows RT.

Язык интерфейса: английский.

Андрей Демидов, сооснователь и генеральный директор сервиса мониторинга и аналитики Wobot:

"Trello наиболее удобен для организации процессов, для того, чтобы быстро вводить людей в проект. У нас в нём представлены почти все сферы работы — и разработка, и маркетинг, и бухгалтерия.

Мы пользуемся также Redmine и Jira, и по сравнению с ними Trello — это такой minimalviableproduct, простой сервис, в котором нет ничего лишнего. В нём мы описываем и последовательно обсуждаем сложные задачи, которые после принятия решений переносятся в другие системы. И наоборот — сложные задачи из других систем дробим на более простые и переносим в Trello.

До того, как пришли к этим трём сервисам, пробовали много чего — «Мегаплан», Basecamp, GoogleDocs. «Мегаплан» оказался слишком многофункциональным, Basecamp в то время сильно тормозил, таблицы были неудобны.

В Trello сразу было такое ощущение, как будто сделали продукт под тебя. Но надо понимать, что в нём нельзя отслеживать глобальные задачи, проводить аналитику, формировать отчёты. Одним словом, его недостатки — это плюсы Jira. И что важно, для Trello есть плагины, которые позволяют интегрировать его с другими сервисами".

Basecamp

Один из первых минималистичных таск-трекеров для совместной работы. Создатели, американская компания 37signals, ставили перед собой задачу сделать простой сервис для постановки задач, лишённый надстроек и дополнительных опций.

Как работает?

Работа происходит внутри отдельных проектов. Главная страница каждого проекта показывает последние обновления проекта, обсуждения и списки задач, созданные пользователями.

Обсуждения отличаются от задач только тем, что не имеют ответственных и дедлайнов. При добавлении задачи можно выставить ответственного и сроки, а затем оставлять к задаче комментарии и прикреплять файлы.

В отличие от многих других сервисов, текст комментариев форматируется — доступно выделение жирным, курсивом, выделение цитаты. При добавлении комментария можно выбрать, кому из участников придёт уведомление об этом комментарии на почту. Опубликовать ответный комментарий можно прямо из почты, ответом на уведомление.

Все задачи просматриваются на отдельной вкладке — в формате календаря или списком задач. Календарь также позволяет заводить отдельные события, привязанные к дате, на основании которых при желании можно создать обсуждение. На отдельной вкладке можно отслеживать прогресс проекта в хронологическом порядке.

Сколько стоит?

Бесплатный пробный период — 60 дней. Платные тарифы начинаются от $20 в месяц (до 10 проектов, до 3 гигабайт файлов). Если пробный или оплаченный период истекли, доступ к данным аккаунта полностью закрывается. В этом отношении Basecamp подобен наркотику — чем больше вы им пользуетесь, тем тяжелее отказаться, ведь ваша ценная информация внутри аккаунта будет потеряна.

Мобильные приложения: iOS.

Язык интерфейса: английский.

Лев Артамонов, projectmanager акселератора научных проектов в области увеличения продолжительность жизни Crowdage:

"Basecamp используем в основном для проектной работы. Удобно подключать новых сотрудников, работать со сторонними контрагентами. Для оперативных процессов почти его не задействуем, хотя это и возможно — практика у меня есть. Для девелопмента у нас Jira.

Изначально Basecamp выбрали ещё во время работы нашей команды в другой компании. Он был больше остальных на слуху, им пользовались многие дружественные нам компании. Потом автоматом продолжили в новом проекте.

Меня полностью всё устраивает в веб-версии. Не нравится работа через мобильные устройства — приложение не очень удобное. Дизайн тоже не «айс», но это уже дело вкуса".

Wrike

Самый продвинутый планировщик задач для командной работы. Позволяет гибко настраивать задачи, производить сложное планирование, следить за загрузкой участников проекта и проводить анализ выполненных задач.

Как работает?

Система предлагает три основных режима работы — обзор событий, тематические папки и отчеты.

Основная работа ведётся на вкладке с папками. Структура папок создается по усмотрению пользователя — по проектам, сотрудникам, темам, процессам, включая возможность сделать вложенные папки. Задачи можно отнести к нескольким папкам одновременно.

При создании задач можно не только отметить ответственных и дедлайны, но и выставить задаче повышенный приоритет, обозначить период работы, создать зависимые задачи.

Удобная функция — таймер, который запускается вручную и отсчитывает время, потраченное на задачу. Приложенные к задаче файлы можно редактировать прямо в интерфейсе сервиса, сохраняя все версии документа в одном месте. Оставлять комментарии к задаче, как и в Basecamp, можно прямо из своего почтового ящика.

Wrike также позволяет проводить сложное планирование задач в динамическом таймлайне — диаграмме Ганта, с отображением времени, необходимого на выполнение каждой задачи, отдельно по каждому сотруднику.

На основе этих данных в отдельной вкладке отображается интерактивный график загрузки всех участников проекта, который можно редактировать в этом же окне, не переходя в интерфейс задач.

Глубокие настройки при выставлении задач позволяют формировать подробную аналитику, в которой в том числе отображается, за сколько времени была выполнена задача и насколько эффективным оказался каждый участник.

Сколько стоит?

Бесплатный тариф устанавливает ограничение в пять участников, два гигабайта и закрывает некоторые из перечисленных выше функций. Минимальная платная ставка — $49 в месяц — увеличивает объём хранения файлов до пяти гигабайт и открывает полный функционал, но по-прежнему ограничивает команду пятью участниками.

Самый дешевый тариф для команды более чем из пяти человек — $99 (15 пользователей, 15 гигабайт).

Язык интерфейса: переведён на русский.

Мобильные приложения: iOS, Android.

Владислав Кудинов, директор бизнес-инкубатора ИТМО, руководитель стартап-школы SumIT, серийный предприниматель:

"Прежде чем перейти на Wrike, мы много чего перепробовали для организационных задач — пользовались Assemblа, Basecamp, Asana.

Assembla больше подходит для программирования, она заточена под Scrum. В Basecamp неудобно добавлять задачи — у него тогда не было горячих клавиш, нет возможности делать зависимые задачи.

Самое быстрое добавление задач и внесение изменений было в сервисе Asana, именно благодаря интуитивно понятным горячим клавишам. Также удобно было, что по каждой приходящей задаче можно сразу принять решение — делать её сейчас или отложить на потом. Но когда задач стало слишком много, и их сложность возросла, Asana себя исчерпала.

Wrike был выбран, поскольку позволяет планировать сложные проекты, стратегические долгосрочные задачи. Без диаграммы Ганта, просто списками задач, этого не сделать.

В нём можно следить за перегрузами сотрудников, правильно перераспределять усилия. Очень удобно, что можно смотреть зависимости задач — помогает видеть критические длинные пути и вовремя понять, на что не хватает ресурсов".

Teambox

Сервис условно поделён на три пространства — рабочий стол, дающий представление о состоянии дел в проекте, раздел задач и обзор последних действий. Структура стандартная — проекты, списки задач, задачи.

Как работает?

Списки задач можно отображать горизонтально (как в Basecamp) или вертикально, колонками (как в Trello). Благодаря этому структурировать работу в сервисе можно в соответствии с разной логикой процессов. Добавлять задачи и оставлять комментарии можно прямо из почтового ящика.

Функционал задач минимален — ответственные, дедлайн, вложения. Помимо задач, к каждому проекту можно добавлять обсуждения и заметки. Во всех случаях форматирование текста не поддерживается.

Сколько стоит?

Бесплатный тариф поддерживает до пяти участников проекта и до пяти гигабайт информации. Неограниченное количество пользователей, неограниченный объём файлов, поддержка группового чата и приоритетная поддержка обойдутся в $5 в месяц.

Язык интерфейса: переведён на русский.

Мобильные приложения: iOS, Android, Amazon, Blackberry.

Алексей Федотов, евангелист и генеральный директор системы телесовещаний Dataved:

"Используем Teambox в основном для проектов, в которых надо работать вместе с клиентом. Производственные процессы у нас в Jira.

Выбрали Teambox, потому что это свободный продукт и потому что дружим с основателем (в 22 года сделал три бизнеса, умница). Нравится удобный интерфейс — клиентам понятно, что происходит в проекте. Заметно внимание к мелочам — можно ссылаться на людей с помощью @ тегов, вести сложную работу через почту, писать свои плагины".

Teamer

Сервис был создан командой русских разработчиков компании AteveCommercial для решения собственных задач. Самая простая система с незатейливыми интерфейсами.

Как работает?

Рабочее пространство состоит из разделов «Что делать?» (списки задач), «Кто виноват?» (задачи по срокам и ответственным) и «Где все?» (приглашение участников). Работа, как и в других сервисах, ведётся в отдельных проектах. В них можно создавать папки, задачи и заметки.

Удобно, что каждой задаче можно выставлять один из трех приоритетов (низкий, средний, высокий), а также отмечать не только дедлайн, но и дату начала работы над задачей. Логика назначения ответственных отличается от большинства других сервисов — исполнитель после выполнения задачи не переводит ее на администратора, а помечает задачу как выполненную, после чего она автоматически отправляется администратору на проверку.

Сколько стоит?

Сейчас сервис полностью бесплатен и не устанавливает никаких ограничений по функционалу или количеству пользователей.

Язык интерфейса: русский.
Мобильные приложения: нет.

Дмитрий Гладышев, генеральный директор веб-агентства Bambaclad:

"Мы занимаемся разработкой мобильных приложений, и у нас несколько человек на фрилансе — дизайнеры и разработчики. Teamer был выбран по рекомендации одного из наших фрилансеров, который работает в нём довольно давно.

Процесс работ с использованием сервиса организован так, что в каждый проект добавлены разработчик интерфейса, дизайнер, разработчик и я в качестве менеджера проектов.

Удобство Teamer в том, что есть ветка комментариев ко всему проекту в целом и комментарии к каждому сообщению участников. Например, дизайнер выкладывает макет, далее идут комментарии участников к нему, утвердили, разработчик получает задачи поэтапно и задает свои вопросы участникам проекта. Таким образом, у нас есть возможность обсуждать проекты в структуре форума.

Не нравится только интерфейс — могли бы сделать его поинтереснее".

Podio

Красивый функциональный сервис с продвинутыми настройками организации дел.

Как работает?

Рабочее пространство состоит из разделов «Действия» (обзор активностей), «Проекты» (список проектов с включенными в них задачами), «Вдохновение» (обсуждение сторонних материалов для улучшения собственной работы, с возможностью голосования и обсуждения), «Встречи» (назначение и проведение встреч, с возможность конспектирования), а также дополнительные разделы, позволяющие отслеживать воронку продаж и расходы.

Работа начинается с создания проектов, к которым можно добавлять подробные описания, включая цели и метрики, а также включать элементы из других разделов — например, расходы.

Описание проекта содержит шкалу прогресса, которая включена в общий прогресс-рейтинг всех проектов за месяц, выводящийся в отдельном виджете на рабочем столе аккаунта.

Функционал задач стандартен — за исключением возможности выставлять дедлайн не только по дням, но и по часам. Задачи можно посмотреть внутри проекта, вывести на отдельной вкладке, а также посмотреть в календаре. Удобно, что сортировка разделяет не только собственные и чужие задачи, но и дает возможность посмотреть, что было делегировано.

Для рабочего стола есть дополнительные виджеты, которые можно включать и отключать: отчёты, объявления, облако тегов, список ссылок.

Сколько стоит?

Бесплатный тариф устанавливает ограничение до пяти пользователей и не позволяет предоставлять разные права доступа. Платный тариф рассчитывается от количества сотрудников в системе из расчёта $9 за каждого участника в месяц.

При этом количество пользователей «внешней команды» в платном тарифе не ограничивается и не оплачивается отдельно. Разница между собственными сотрудниками и внешней командой определяется по домену электронной почты.

Язык интерфейса: переведён на русский.
Мобильные приложения: iOS, Android.

Галима Ахмадулина, Talenthunter в Galima HR:

"Главное достоинство Podio, а также причина того, что теперь я, похоже, стала самопровозглашённым евангелистом сервиса в России — возможность настроить многочисленные приложения под нужды своих проектов.

Я использую Podio сразу для нескольких целей — внешних и внутренних — ставлю задачи всем участникам своей команды, отслеживаю статус выполнения проектов, получаю обратную связь от клиентов в виде комментариев и получаю отклики на вакансии через свой сайт.

Лично я стала активным пользователем программы после того, как самостоятельно собрала несколько нужных для работы приложений. А для того, чтобы интегрировать сервис в свой сайт мне не потребовалось долго разбираться в настройках.

С помощью конструктора приложений я собрала удобную ранжируемую базу данных кандидатов, настроила сбор откликов на вакансии через свой сайт, настроила сбор объявлений для публикации на сайте.

До того, как перейти на Podio, я успела поработать с Baseсamp и Redmine. В Podio меня привлёк интуитивный интерфейс, в котором, в отличие от упомянутых выше сервисов, работать было приятно — синяя цветовая схема не напрягает глаза, а поток активностей напоминает привычную ленту Facebook.

Все блоки и виджеты можно удобно настроить под свои нужды и предпочтения, таким образом собрав идеальный “рабочий стол” на одной странице. Мне нравится видеть перед глазами общую картину по всем проектам и отдельные активности участников процесса в режиме реального времени.

Особенно удобен внутренний чат и календарь, который позволяет интегрировать все задачи по проектам. У Podio удобная мобильная версия, iPad-приложение я открываю чаще любого другого на своём устройстве".

OnlyOffice